Privacy Statement Algemeen Belang Teuge

1 Algemeen

Algemeen Belang Teuge verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de vereniging Algemeen Belang Teuge. 

Contactgegevens Secretariaat: Stefanie Verwaaijen  E-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

2 Wat zijn persoonsgegevens? 

Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens. 

3 Verwerkt Algemeen Belang Teuge persoonsgegevens? 

Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen: 

1. Leden van Algemeen Belang Teuge (NAW-gegevens, e-mailadres, IBAN
   rekeningnummer en contributiebedrag);
2. Bestuursleden van Algemeen Belang Teuge (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en bestuursfunctie);
3. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties etc. (organisatie, naam, e-mailadres en  telefoonnummer);
4. Vrijwillige deelnemers aan de activiteiten van Algemeen Belang Teuge (naam, e-mailadres en telefoonnummer); 

4 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens? 

De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor  een andere beheerder aangesteld: 

1. Leden: De ledenadministratie wordt uitgevoerd door de penningmeester van
   Algemeen Belang Teuge en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord (bekend bij de  penningmeester) en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn, toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er mutaties worden gedaan, wordt ook een  kopie opgeslagen op de beveiligde omgeving van Google Drive.

2. Bestuursleden, contactpersonen, beheerder en vrijwilligers: Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van Algemeen Belang Teuge. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij de secretaris) beveiligde  computer met adequate virusbescherming. De gegevens worden opgeslagen op de beveiligde omgeving van Google Drive.

5 Waarvoor verwerkt Algemeen Belang Teuge deze gegevens? 

De persoonsgegevens die Algemeen Belang Teuge verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden: 

1. Leden: Deze gegevens worden vastgelegd om de lidmaatschapsgelden te incasseren, om de ledenadministratie te beheren en om leden te informeren;
2. Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd  is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
3. Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op verschillende gebieden;
4. Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers te kunnen informeren en in te schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten;

6 Verwerkt Algemeen Belang Teuge ook bijzondere persoonsgegevens? 

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Algemeen Belang Teuge verwerkt deze gegevens niet. 

7 Hoe gaat Algemeen Belang Teuge met mijn persoonsgegevens om? 

1. Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging en het doel waarvoor zij dienen, tenzij dit nodig is op grond van een wettelijke verplichting.
2. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming, tenzij wettelijk  toegestaan of verplicht. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen afgeschermd. 
3. Wanneer de persoonsgegevens met derden worden gedeeld, mogen die door deze derden niet voor andere doeleinden gebruikt en wordt er bovendien een verwerkersovereenkomst  gesloten, waarin onder andere is bepaald dat de persoonsgegevens worden verwijderd zodra deze niet meer nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden. 

8 Wie kan er bij mijn persoonsgegevens? 

Persoonsgegevens worden opgeslagen op de beveiligde omgeving van Google Drive. Alleen bestuursleden en aspirant bestuursleden hebben toegang tot deze omgeving. Van aspirant leden worden de persoonsgegevens tijdelijk opgeslagen in het CMS van de website, nadat zij het lidmaatschap hebben aangevraagd via de website. Alleen bestuursleden hebben toegang tot deze gegevens. Deze gegevens worden uiterlijk na 2 weken verwijderd uit het CMS. Op dat moment is de mutatie zeker verwerkt in het ledenbestand.

9 Hoelang worden mijn gegevens bewaard? 

Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving  bewaard om statistische informatie, zoals  ledenaantallen over de jaren heen, juist te  kunnen blijven genereren. Voor de statistische  informatie worden de gegevens geanonimiseerd. Voor  het bewaren van deze gegevens gelden de  wettelijke voorschriften. 

10 Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens? 

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Algemeen Belang Teuge gebonden aan de  daarvoor geldende wet- en regelgeving. 

11 Kan ik zien welke gegevens Algemeen Belang Teuge van mij verwerkt? 

U kunt een verzoek indienen bij de secretaris van Algemeen Belang Teuge om deze gegevens in te zien. Algemeen Belang Teuge heeft vier weken de tijd om op het verzoek te reageren. U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens worden afgehandeld. 

12 Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot  correctie of wissen van gegevens? 

Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten  tot het bestuur van Algemeen Belang Teuge, via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Het bestuur zal deze  verzoeken behandelen zoals is beschreven in de  geldende wet- en regelgeving.  Om vervuiling van het ledenbestand te voorkomen worden leden verzocht wijzigingen in  persoonsgegevens NAW, bankgegevens e.d. door te geven aan de secretaris van Algemeen Belang Teuge. Leden zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van  wijzigingen.  

13 Wijzigingen 

Algemeen Belang Teuge behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om  het privacy statement op te vragen bij de  secretaris of op de website van Algemeen Belang Teuge te lezen, zodat u van de  wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacy statement zelf raadplegen of opslaan via de website van Algemeen Belang Teuge, www.teuge.eu

Datum versie Privacy Statement: juni 2022